1. De vereniging genaamd Hellvoc (hierna: ‘de vereniging’) is een fusieclub tussen Hemix vc en Schelle vc.
2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de griffie van de rechtbank van koophandel zijn neergelegd en verschenen zijn in het Staatsblad.

De club wil vanuit de verschillende bestuursorganen de jeugd uit de Rupelstreek de mogelijkheid bieden om op een sportieve en verantwoorde manier bezig te zijn met volleybal.

Beide clubs zijn al meer dan 35 jaar een gekende naam in de volleybalwereld, met heel veel ervaring op alle niveaus. Samen met honderden leden en ex-leden streven we er al jaren naar om voor iedereen een gepaste oplossing te vinden.

Wij willen iedereen de kans bieden om te volleyballen, zowel getalenteerde als minder getalenteerde sporters. Het streven van de club is erop gericht om de jeugd op een positieve manier te motiveren om aan sport te doen en hen zoveel mogelijk trainingsmogelijkheden aan te bieden.

Alle spelers en speelsters krijgen in ploegverband optimale kansen om, in functie van hun eigen mogelijkheden en ambitie, hun loopbaan op gebied van volleybal uit te werken.

Wij kiezen ervoor om de komende jaren de jeugdwerking volledig uit te bouwen.

Vanaf de leeftijd van 5 jaar biedt de club op regelmatige momenten alternatieve tornooien aan.
In welke reeks men ook van start gaat: fair-play, spelplezier en -gelegenheid blijft primordiaal voor al onze jeugdploegen. Het is voor de jeugdspelers vooral belangrijk dat ze veel spelen en ervaring opdoen.

Vanaf de leeftijd van 10 jaar schrijven wij onze jeugd in voor de reguliere competitie, in het belang van de teams als landelijk, provinciaal, regionaal team of afhankelijk van de samenstelling van het team als buiten competitie.

Tot en met de leden van de scholieren jeugdploegen wordt getracht om ieder ploeglid spelgelegenheid te verschaffen tijdens wedstrijden of tornooien, op basis van een heel seizoen. Het resultaat wordt ook in het kader van fair-play volledig van ondergeschikt belang.

De in de club beschikbare middelen zullen zowel op sportief, als op pedagogisch en sociaal vlak aangewend worden om ieder spelend lid aan bod te laten komen.

De volledige werkwijze wordt beschreven in het sportieve beleidsplan Hellvoc 2011-2021.

Naast de volleybalsport willen wij als club ook een gezellige leefomgeving bieden waar onze spelers graag vertoeven. Daarom proberen we naast trainingen en wedstrijden ook andere activiteiten te organiseren zoals stages, familiale tornooien, beachvolleytornooi met ook reeksen voor jeugd vanaf D-jeugd, Zwarte Pieten die op bezoek komen, kerstfeest, zwemnamiddag met pannenkoeken, etc.  Wij verwachten dat leden hun engagement naar de club tonen door zoveel als mogelijk mee te werken aan deze activiteiten.

De club verwacht dat leden vanaf de leeftijd van U17 als vrijwilliger meewerken in de cafetaria die door de club wordt uitgebaat. En van onze jeugd verwachten we dat men per ploeg (de ouders dan) enkele keren als vrijwilliger komt helpen in de cafetaria.  

‘Volleyballen’ kan vanaf 5 jaar. Kinderen worden verdeeld volgens leeftijd, talentniveau en motivatie.

Vanaf de leeftijd Scholieren komen spelers in aanmerking voor doorstroming met extra trainingsmogelijkheden. Evaluatie van spelers gebeurt in samenspraak met de trainers, jeugdbestuur en sportieve cel.

• U7 of Volleybal-Speeltuin (initiatie)*               leeftijd 5-7 jaar. (Vanaf 3^e kleuterklas)
• U9 of F-jeugd of Benjamins of Mini-Volley*  leeftijd 7-9 of vroeger in indien voldoende kwaliteiten.
• U11 of E-jeugd of Pre-miniemen                     leeftijd 10-11 jaar of vroeger indien voldoende kwaliteiten.
• U13 of D-jeugd of Miniemen                            leeftijd 11-12 jaar of vroeger indien voldoende kwaliteiten.
• U15 of C-jeugd of Cadetten                              leeftijd 13-14 jaar of vroeger indien voldoende kwaliteiten.
• U17 of B-jeugd of Scholieren                           leeftijd 15-16 jaar of vroeger indien voldoende kwaliteiten.
• U19 of A-jeugd of Junioren                              leeftijd 17-18 jaar of vroeger indien voldoende kwaliteiten.
• Senioren                                                                Dames en Heren vanaf 18 jaar

* Voor deze leeftijdscategorie worden vanuit de club alternatieve tornooien (1 tegen 1 en 2 tegen 2) georganiseerd om de voeling met de andere clubs te stimuleren en kinderen van kleins af aan te motiveren om het spel te vervolmaken. Dit telkens volgens de basisprincipes van de alternatieve tornooien.

Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich tegenover de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur de titel van erelid verkregen hebben. Zij hebben geen verplichtingen meer tegenover de vereniging maar zij hebben echter wel alle rechten van de toegetreden leden. Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel “erevoorzitter” is verleend.

1. Om lid te worden van Hellvoc moet men in eerste instantie aan de vereniging laten weten lid te willen worden. Dat gebeurt door het aanmeldingsformulier in te vullen.
2. Het aanmeldingsformulier kan elektronisch via de Hellvoc website ingevuld worden (aanbevolen) of een ingevulde papieren versie kan bezorgd worden aan het clubsecretariaat.
3. Aanmeldingsformulieren zijn beschikbaar in de sporthallen waar de vereniging actief is. Trainers of clubverantwoordelijken kunnen dat daar bezorgen.
4. Om het ingevulde papieren aanmeldingsformulier bij de clubsecretaris te krijgen geeft men het formulier af aan de persoon waarvan men het gekregen heeft en die het dan aan de clubsecretaris zal bezorgen of men steekt het formulier in de Hellvoc brievenbus die in de inkomhal van de sporthal van Hemiksem hangt of men steekt het in de brievenbus van de clubsecretaris. Het adres van de clubsecretaris vindt je terug op de clubwebsite.
5. Op het aanmeldingsformulier moeten minimum volgende gegevens van het kandidaat lid ingevuld worden: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum en bij voorkeur ook een telefoon of gsm-nummer en een emailadres. Voor jeugdleden dient het formulier mede ondertekend te worden door de wettelijke vertegenwoordiger en moet het opgegeven emailadres dat van een van de wettelijke vertegenwoordigers zijn. Daarnaast mag ook altijd het emailadres van het jeugdlid zelf opgegeven worden.
6. Van zodra de clubsecretaris het aanmeldingsformulier (op papier of elektronisch) krijgt, zal het kandidaat lid als voorlopig lid in het leden bestand van de vereniging opgenomen worden. Het kandidaat lid zal hiervan bij voorkeur via email op de hoogte gebracht worden.
7. Kandidaat leden kunnen gedurende 3 weken gratis komen proberen. Op de eerste training moet de trainer zeker het “AANMELDINGSFORMULIER” laten invullen als dat nog niet gedaan is en het ingevulde formulier zo snel mogelijk bezorgen aan het club secretariaat.
8. Aan het kandidaat lid zal gevraagd worden om zo snel mogelijk een elektronische foto aan de clubsecretaris te bezorgen (via mail, usb stick of andere gangbare manier). Als dat niet kan moet er zo snel mogelijk door de trainer of een ander clublid op een training een elektronische foto gemaakt worden en aan de clubsecretaris bezorgd worden. De elektronische foto is nodig om later de aansluitingsfiche van de federatie te kunnen aanmaken.
9. Met de informatie vermeld op het aanmeldingsformulier zal voor het kandidaat lid een voorlopige aansluiting bij de Vlaamse Volleybalbond aangevraagd worden. Deze aanvraag houdt geen enkele verplichting in voor het kandidaat lid. Het zorgt er alleen voor dat er gedurende 1 maand een gratis sportverzekering is.
10. In de tweede week dat een kandidaat lid komt proberen wordt aan het lid de aansluitingsfiche van een federatie bezorgd met daarop de persoonlijke gegevens en een foto van het lid (bij voorkeur via mail) Het kandidaat lid moet deze fiche verder aanvullen, door de nodige personen laten ondertekenen en een medische validatie te laten registreren op de fiche.
11. De aansluiting bij een federatie is verplicht gezien de verzekering van de leden van de vereniging loopt via de federatie. Daarnaast kan men ook niet deelnemen aan competities van een federatie als men geen lid is van die federatie.
12. De vereniging kan leden alleen met hun toestemming aansluiten bij een sportfederatie. Leden worden aangesloten bij de sportfederatie(s) waar ze in competitie(s) actief willen zijn. Leden die niet actief willen zijn in een competitie (dus enkel trainen) worden bij de Vlaamse Volleybal Bond aangesloten zodat ze verzekerd zijn.
13. Door lid te worden van een sportfederatie via Hellvoc, wordt je automatisch ook lid van Hellvoc. Dit betekent ook dat om geen lid meer te zijn van Hellvoc, je het lidmaatschap bij de federaties waarbij je aangesloten bent als Hellvoc lid moet opzeggen. Besef dat zolang je lid bent bij een federatie als Hellvoc lid, je automatisch lid blijft van Hellvoc en je de verplichtingen tegenover de vereniging zoals bv toepassen van de reglementen en betaling van het lidgeld, moet nakomen. Het opzeggen van het lidmaatschap bij de federaties kan meestal maar in bepaalde periodes waardoor het lidmaatschap bij Hellvoc niet op gelijk welk moment kan stoppen.
14. Het opzeggen van het lidmaatschap bij een federatie is de verantwoordelijkheid van het lid zelf ook wanneer de vereniging zelf in de mogelijkheid is om het lidmaatschap van het lid bij de federatie op te zeggen.
15. In de derde week dat een kandidaat lid komt proberen, moet het kandidaat lid beslissen of de aansluiting bij een federatie effectief doorgaat of niet. Dit gebeurt door het al of niet afgeven van de aansluitingsfiche voor die federatie en het betalen van het lidgeld.
16. Het clubsecretariaat zal de aansluiting van het kandidaat lid bij de federatie pas volledig in orde maken als het lidgeld effectief betaald is. Als een kandidaat lid beslist om niet bij een federatie aan te sluiten of de betaling van het lidgeld niet uitvoert zoals afgesproken, zal aan het kandidaat lid gevraagd worden om niet meer deel te nemen aan de trainingen. Na 1 maand vervalt ook de voorlopige verzekering voor het kandidaat lid.
17. Het bestuur van de vereniging heeft het recht om de aansluiting van een kandidaat lid bij een federatie en bij de vereniging te weigeren.
18. De vereniging heeft het recht om zelf het lidmaatschap van een lid van de vereniging bij een sportfederatie op te zeggen in de daarvoor door de federatie voorziene periode(s) zonder dat het lid daarvoor toestemming moet geven.
19. Wanneer een lid zijn vrijheid aanvraagt bij de federatie waar het lid is aangesloten, dan wordt dat gezien als een signaal dat het lid de club wil verlaten. Wanneer het lid echter niet tijdig (voor details zie reglement van de federatie) bij een andere club aansluit wordt het lidmaatschap bij Hellvoc door de federatie automatisch verlengd. In dit geval kan het lidmaatschap bij de federatie alleen worden opgezegd door de vereniging door het lid als lid van de vereniging bij de federatie te schrappen. Dit kan enkel in de daarvoor voorziene periode(s). Als een lid door de vereniging geschrapt wordt bij een federatie, komt er een einde aan het lidmaatschap bij die federatie en bij Hellvoc als er geen lidmaatschap is bij een andere federatie.
20. Als regel moet elk lid van de vereniging lidgeld betalen, ongeacht de taken of de verdiensten die een lid binnen de vereniging zou uitvoeren of hebben. Het bestuur kan uitzonderingen op het betalen van het lidgeld goedkeuren.
21. Wanneer het lidgeld van een al bij een sportfederatie aangesloten lid niet betaald is voor 1 september dan wordt de spelerskaart van het lid uitgemaakt door de sportfederatie en geldig voor het lopende seizoen door het bestuur niet ter beschikking gesteld. Het lid wordt dan een “niet actief lid”. Het lid kan dan niet meer deelnemen aan wedstrijden. Wanneer het lid toch nog deelneemt aan wedstrijden dan zullen de boetes en sancties die zullen volgen omwille van de deelname door het lid ten laste zijn van dit lid.
22. Alle leden zijn verzekerd via de sportfederatie(s) waarbij leden via de vereniging aangesloten zijn. Daarnaast heeft de vereniging een extra verzekering tegen sportongevallen en ook een permanente BA-verzekering en een BA-verzekering “evenementen” voor alle evenementen die de vereniging organiseert.
23. Vanaf de leeftijd van 15 jaar moeten de leden van Hellvoc gedurende het seizoen in ploegverband 1 tot 2 keer 4 uur in de cafetaria van de vereniging komen tappen of keukenwerk (afruimen, afwas, enz.) komen doen (=tap/werkdienst). Van de ouders van jeugdleden onder de 15 jaar wordt verwacht dat zij ook meewerken aan deze tap/werkdiensten.

Lidgeld

Het normale jaarlijkse lidgeld is het bedrag hieronder in de tabel vermeld onder “Normaal lidgeld”.

Omdat de vereniging begin mei de ploegen waarmee de competitie van het volgende seizoen zal gespeeld worden, moet opgeven aan de sportfederaties, is het belangrijk voor de vereniging om te weten wie nog actief wil zijn binnen de vereniging en wie niet. Daarom wordt aan de leden die hun engagement naar de vereniging toe bevestigen door hun lidgeld te betalen voor “de lidgeldbetaaldag” (LGD) een korting op het lidgeld gegeven. Het te betalen lidgeld met korting is vermeld onder “Lidgeld met korting bij betaling vóór LGD”.

Normaal is “de lidgeldbetaaldag” = “LDG” eind april of begin mei zodat we tijdig weten met welke leden we ploegen kunnen vormen en in competitie gaan. Voor het seizoen 2018-2019 is “de lidgeldbetaaldag” vastgelegd op 1/05/2018

Door de betaling van het juiste lidgeldbedrag wordt het lidmaatschap bij de federaties waarbij men als Hellvoc lid aangesloten is automatisch met 1 seizoen verlengd en op die manier is men ook 1 jaar langer lid van de vereniging. In de andere gevallen wordt men een “niet actief lid” van de vereniging totdat men zelf de aansluitingen bij de sportfederaties, waarbij men door de vereniging was aangesloten, opzegt. Daarna pas kan het lidmaatschap bij de vereniging vervallen. Om de aansluiting bij een sportfederatie op te zeggen zijn er regels die men als lid zelf moet volgen en data die men moet respecteren. Hou hier rekening mee als men niet langer lid wenst te blijven van de vereniging.

Betalen van het lidgeld kan enkel via overschrijving op het rekeningnummer van Hellvoc dat jaarlijks zal medegedeeld worden en met de vermelding van ‘Lidgeld voor seizoen xxxx-yyyy′ en de ‘naam en voornaam van de perso(o)n(en)’ waarvoor het lidgeld wordt betaald. (xxxx-yyyy bv = 2018-2019)

Overschrijvingen van het lidgeld moeten gebeuren naar:
IBAN BE02 9795 5443 6140
BIC ARSPBE22

Een overzicht van de inschrijvingen kan u hier raadplegen.

De vereniging heeft niet-spelende medewerkers zoals “coach, ploegbegeleider, zaalverantwoordelijke, markeerder, trainer, jeugdscheidsrechter, scheidsrechters, bestuurslid, enz.…” nodig.

Zonder deze medewerkers kan een sportvereniging niet werken. De vereniging zou deze medewerkers graag gratis aansluiten, maar is zelf verplicht om deze medewerkers bij de federatie aan te sluiten als ze hun functie willen kunnen uitvoeren. Voor die aansluiting moet de club aansluitingskosten bij de federatie betalen. Daarom vraagt de vereniging aan deze medewerkers hun federatiekosten te willen betalen.

Voor medewerkers die het lidgeld niet betalen, maar die omwille van hun functie(s) wel onkostenvergoedingen indienen, zal het lidgeldbedrag met de onkostenvergoeding verrekend worden. De vereniging beveelt echter aan het lidgeld afzonderlijk te betalen zodat er nadien geen aanpassingen nodig zijn aan de onkostenvergoedingen die ingediend worden.

Medewerkers die een onkostenvergoeding van de vereniging krijgen, moeten dus lidgeld betalen.

Medewerkers die geen onkostenvergoeding indienen of krijgen zijn vrij om het lidgeld te betalen of niet. We beschouwen de betaling van het lidgeld in dit geval als een steun aan onze vereniging waar de club ook iets voor terugdoet (meer info wordt gegeven aan de betrokken medewerkers).

Steunende leden, medewerkers en niet actieve leden die het lidgeld betalen, hebben dezelfde voordelen als de andere betalende leden zoals een gratis T-shirt als beslist wordt dat dit aan de leden in bruikleen te geven, gratis inkom bij thuiswedstrijden waar inkom gevraagd wordt, enz.

Leden en medewerkers die het lidgeld niet wensen te betalen, doen afstand van de voordelen die leden, die hun lidgeld effectief en volledig betalen, hebben.

Inschrijving bij een federatie(s) en verzekering wordt voor elk lid waarvoor dit nodig is en met goedkeuring van het lid door de vereniging voorzien.

Wij vragen alle leden (spelende, niet-spelende en steunende leden)

• van de persoonlijke gegevens in het sportadministratiesysteem van de vereniging na te zien en te corrigeren indien nodig. De juistheid van de gegevens is de verantwoordelijkheid van het lid.
• Als men als niet spelend lid geen lidgeld betaald te laten weten of men lid blijft van de vereniging.

Bij betaling van lidgeld blijft men automatisch lid van de vereniging.

Korting in geval van meerdere leden uit één gezin:
Vanaf een 3^de persoon uit een gezin dat lid is van Hellvoc kan een korting worden toegestaan op het lidgeld.

Hierbij worden kinderen van een gezin die zelf al een financieel inkomen hebben niet mee beschouwd ook al wonen ze nog bij de ouders thuis. Ook niet-spelende leden worden niet mee beschouwd bij het vaststellen van de korting.

Deze korting is als volgt:
3^e gezinslid      30€
Daarna             60€

De korting kan enkel toegestaan worden als de betrokken leden in Sportadministratie zijn gerelateerd op een manier goedgekeurd door Hellvoc.

Maximum te betalen bedrag per gezin:
Het maximum te betalen bedrag per gezin is vastgesteld op 3x het maximum te betalen bedrag of dus voor tijdige betalers op 690 € en voor de te laat betalers op 780 €.

Gezinnen die meer dan 2x het maximum te betalen bedrag (460 €) moeten betalen, kunnen gebruik maken van volgende regeling: je betaalt 460 € voor de lidgeldbetaaldag, de rest van het lidgeld moet betaald worden voor 1 september. Zolang beide data gerespecteerd worden, betaal je het tarief “Lidgeld met korting bij betaling vóór LGD” anders dat van “Normaal Lidgeld”.

Wie nieuw aansluit betaalt het normale lidgeld (=bedrag “Normaal Lidgeld”, ook wanneer de aansluiting en betaling gebeuren voor de LGD).

Nieuwe aansluitingen in de loop van het seizoen:
Voor wie nieuw aansluit in de loop van het jaar zal het lidgeld berekend worden op basis van volgende regel:

(Het normale lidgeld –50 € federatiekosten) * (aantal maanden dat het seizoen nog duurt / 9 maanden dat een seizoen duurt) + 50 € federatiekosten. Gelieve contact op te nemen om het juiste lidgeld te kennen bij aansluiten tijdens het seizoen.

Bijkomende administratieve kosten:
De vereniging betaalt aan de federaties het normale lidgeld van de leden die bij die federatie als lid van de vereniging zijn aangesloten. Leden moeten dit lidgeld dus niet zelf betalen.

Sommige federaties vragen bijkomende administratieve kosten voor leden die bv. van vereniging veranderen of voor leden die op een sportief hoger niveau willen spelen dan waarop ze origineel waren aangesloten bij die federatie. In geval er bijkomende administratieve kosten moeten betaald worden aan een federatie dan zal er door het bestuur beslist worden of deze bijkomende administratieve kosten door het lid zelf of door de vereniging zullen betaald worden. Leden zullen hiervan op de hoogte gebracht worden en kunnen dan beslissen wat ze hiermee doen.

Vrijheidsaanvraag bij Federatie Volley Vlaanderen:
Een club als lid bij Volley Vlaanderen verlaten kan op verschillende manieren.

• De club schrapt je als lid in de periode die daarvoor voorzien is (16-30 april). Dat kan zijn op jouw vraag of op initiatief van de club. Als een club je als lid bij de federatie schrapt zijn er geen verplichtingen meer van het lid naar deze federatie en omgekeerd. Je kan dan bij een andere club van de federatie Volley Vlaanderen zonder problemen aansluiten. Let op Hellvoc is niet verplicht van je te schrappen als je dat vraagt.
• Je vraagt als lid je vrijheid aan bij de federatie Volley Vlaanderen in de daarvoor voorziene periode. Meer info over hoe je dat doet vindt je op de website van de federatie. Je zoekt een andere ploeg waar je wil bij aansluiten en maakt je aansluiting bij de club in orde voor 10 mei. Als er voor 10 mei geen nieuwe aansluiting is binnengekomen bij de federatie dan wordt je automatisch terug lid van Hellvoc en moet je uiteraard ook ons huishoudelijk reglement naleven en je verplichtingen bv. wat lidgeld betreft nakomen. Je vrijheid aanvragen wil dus niet per definitie zeggen dat je geen lid meer bent van Hellvoc.
• Hellvoc beschouwd leden die hun vrijheid aanvragen en uiteindelijk niet bij een andere club aansluiten en dus terug lid worden van Hellvoc als nieuwe leden. Ze hebben dus geen recht op de lidgeldkorting bij vroeg betalen.

Wat als de competitieploeg waarbij men door de vereniging werd ingedeeld niet van start gaat:
Als de club geen enkele ploeg waaraan een lid is toegewezen op de been krijgt waardoor het lid zijn sport binnen de vereniging niet kan beoefenen dan wordt het lidgeld terugbetaald op € 50 administratieve kosten na waarmee de aansluiting bij de federatie betaald wordt.

Let op dat men in dit geval niet per definitie bij een andere vereniging terecht kan om daar competitie te gaan spelen, omdat er altijd rekening zal moeten gehouden worden met de officiële overgangsperiodes die bij sportfederaties gelden.

Wat als men zelf beslist van te stoppen met volleyballen bij de vereniging buiten de hiervoor voorziene periode:
In geval van zwangerschap of kwetsuur kort voor de aanvang van het seizoen wordt de helft van het lidgeld terugbetaald. In alle andere gevallen zal het bestuur beslissen hoeveel van het lidgeld er terugbetaald wordt, maar de algemene regel is dat er geen terugbetaling van het lidgeld gedaan wordt.

Sabbat jaar:
Leden die een sabbatjaar willen invoeren blijven aangesloten bij de vereniging door het lidmaatschap bij de sportfederatie waarbij ze via de vereniging zijn aangesloten niet op te zeggen. Ze worden dan als steunend lid beschouwd waarbij 50 € lidgeld moet betaald worden. Deze leden hebben dezelfde voordelen als steunende en ander betalende leden.

Reden om dit te doen is dat de administratieve kosten die de federatie vraagt voor een heraansluiting na het sabbatjaar > 50 € zijn.

Wat betekent het als men zijn lidgeld betaalt of niet betaalt:
Door het jaarlijkse lidgeld voor een sportseizoen te betalen bevestigt men automatisch zijn lidmaatschap bij de sportfederaties waar men als lid van de vereniging bij aangesloten is en bevestigt men ook zijn lidmaatschap bij de vereniging zelf.

Door het jaarlijkse lidgeld voor een sportseizoen NIET te betalen zegt men zijn lidmaatschap bij de sportfederaties waarbij men als lid van de vereniging is aangesloten NIET op. Om de aansluiting bij een sportfederatie op te zeggen zijn er regels die een lid en/of een club moeten volgen en data die moeten gerespecteerd worden. Hou hier rekening mee als je niet langer lid wenst te blijven van de vereniging. Meer info over deze regels vindt je bij de federaties zelf.

Dus door niets te laten weten en het lidgeld niet te betalen blijf je wel lid van de sportfederaties waar je als Hellvoc lid aangesloten bent en moet Hellvoc je lidgeld bij die federaties blijven betalen. Dat lidgeld ben je en blijf je schuldig aan Hellvoc ook al kom je niet meer.

Als je stopt met volleyballen laat dit dan zeker voor 27 april weten aan de clubsecretaris (secretariaat@hellvoc.be) zodat de vereniging als ze dat wil en kan, nog in de mogelijkheid is om je lidmaatschap bij de federatie op te zeggen (laatste datum hiervoor is 30 april).

Wanneer je niets laat weten en er volgt binnen redelijke termijn geen betaling van het juiste lidgeld dan word je een “niet actief lid” van de vereniging totdat je zelf de aansluitingen bij de sportfederaties, waarbij je door de vereniging was aangesloten, opzegt. Daarna pas kan het lidmaatschap bij de vereniging zelf vervallen. Tot dan moet je lidgeld betalen aan Hellvoc.

Attest ziekenfondsen:
De meeste ziekenfondsen laten toe om een deel van het jaarlijks betaalde lidgeld te recupereren. Het attest dat men hiervoor nodig heeft, kan men na de registratie van de betaling van het lidgeld via het sportadministratiesysteem van de vereniging zelf afdrukken.

Het formulier is ziekenfonds specifiek op voorwaarde dat men het ziekenfonds waarbij men aangesloten is heeft opgegeven in het sportadministratiesysteem.

 Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten:

1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvan­gen (of via email of website) en na te leven.
2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden.
3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en de ledenvergaderingen.
4. Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.
5. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onder­zoek bericht te geven aan het lid dat het voor­stel, de klacht of de wens heeft ingediend.
6. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres of andere persoonlijke gegevens (via sportadministratie).
7. Vanaf de leeftijd van scholier (15 jaar) wordt van de leden van Hellvoc verwacht dat ze gedurende het seizoen in ploegverband 1 tot 2 keer 4 uur komen tappen of keukenwerk, afruimen, afwas, enz doen (tap/werkdienst).
8. Vanaf de leeftijd van 16 jaar wordt van de leden van Hellvoc verwacht dat ze zich kandidaat stellen voor het uitoefenen van een functie zoals jeugdscheidsrechter, markeerder, scheidsrechter, terreinafgevaardigde, trainer, coach, bestuur en deze functie ook enkele jaren uitoefenen. Door de federaties is er voor de leeftijd xx voor de officiële functies een minimumleeftijd vastgelegd: jeugdscheidsrechter – 16 jaar, markeerder – 16 jaar, terreinafgevaardigde – 18 jaar, scheidsrechter – 16 jaar, coach – 16 jaar. Leden die een functie uitoefenen kunnen als vrijwilliger vergoed worden en/of een aangepast lidgeld betalen.
   Gezien we als club zelf voor de jeugdscheidsrechters voor de competitiejeugdwedstrijden van onze jeugdploegen moeten zorgen, is er nood aan voldoende jeugdscheidsrechters om die wedstrijden te leiden.
   Spelers en speelsters die 16 of 17 jaar zijn in september, zijn verplicht deel te nemen aan de cursus jeugdscheidsrechter die normaal jaarlijks in de periode september/oktober door het Gewest Antwerpen georganiseerd wordt. Na het volgen van de cursus zal men in samenspraak met de verantwoordelijke voor de jeugdscheidsrechters aangeduid worden om jeugdwedstrijden te leiden. Er is een vrijwilligersvergoeding voorzien voor het leiden van een jeugdwedstrijd.
   Spelers en speelsters die niet aan deze verplichting willen voldoen zullen een bijkomend lidgeld van 50 euro moeten betalen in de seizoenen dat ze 16 en 17 jaar zijn.
9. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van hun lidgeld, inclusief de bijkomende administratieve kosten die de federatie(s) vraagt (vragen) bij heraansluitingen en de boetes die worden opgelegd door de club of de federatie(s).
10. Zij hebben de plicht tot naleving van de statuten en huishoudelijk reglement van de vereniging en daarnaast ook van de sportfederatie(s) waarbij ze zijn aangesloten.

1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
2. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf welke aan een speler of ander lid wordt gegeven door de tuchtcommissie van een federatie, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.
3. Bij een beslissing als bedoeld in punt 2 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering van de vereniging. Dit beroep dient, 6 maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering door middel van een aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de vereniging. (Zie artikel 9 van de statuten)

De clubkleuren zijn blauw en geel.

RAAD VAN BESTUUR

1. De voorzitter, ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester zijn de verplichte leden van de raad van bestuur (min. 4). De raad van bestuur neemt alle beslissingen die niet door een gewone vergadering van het dagelijks bestuur kunnen worden genomen. De raad van bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende dagelijkse bestuursvergadering mede.
2. De RvB leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten de club. Hij is bevoegd voor alle aangelegenheden, met uitzondering van deze die door de wet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn voorbehouden. De raad kan zelfs daden van beschikking stellen met begrip van o.a. het vervreemden, zelfs om niet, verrichtingen uitvoeren van alle roerende en onroerende goederen, het hypothekeren, het lenen en uitlenen, alle handels- en bankverrichtingen, opheffen van hypotheken, enz.
   
   

3. Taken van de voorzitter:
   1. Geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;
   2. Is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurs­lid heeft overgedragen.
   3. Doet dit in samenwerking met de ondervoorzitter
4. Taken van de secretaris:
   1. Voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren;
   2. Heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem vanuit de vereniging zijn toevertrouwd.
   3. Zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;
   4. Zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;
   5. Houdt een voor leden toegankelijke lijst bij, waarin de namen en adres­sen van alle leden van verdienste en ereleden zijn opgenomen; Dit volgens de nieuwe wet op de GDPR, waarvan de voorschriften vermeld staan in de privacyverklaring.
   6. Stuurt de administratieve groep aan binnen het bestuur.
5. Taken van de penningmeester:
   3. Beheert de gelden van de vereniging;
   4. Zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;
   5. Houdt een boek van alle ontvangsten en uitgaven bij;
   6. Voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften bij te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerdergenoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;
   7. Brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij de balans en de staat van baten en lasten neer met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar. Controle gebeurt door 2 leden van de club (zie statuten).
   8. Tevens regelt hij ook alle verzekeringen voor de club;
   9. Stuurt de financiële groep aan binnen het bestuur.

4. Taken van de ondervoorzitter

1. 1. Vervangt of vertegenwoordigt de voorzitter bij zijn afwezigheid;
   2. Geeft mee leiding aan de club.

DAGELIJKS BESTUUR

1. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en minstens 4 bestuursleden, die allen meerderjarig moeten zijn. Zij worden door de RvB aangesteld.
2. Onder het dagelijks bestuur valt, onverminderd het bepaalde in de statuten, op een andere plaats vermeld in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen:
3. De algemene leiding van zaken;
4. De uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten;
5. Het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;
6. Benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.
7. Het dagelijks bestuur vergadert minste éénmaal per MAAND volgens een vooraf vastgestelde rooster, met uitzondering van de maan­den juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of minstens 3 leden van het bestuur dit wensen.
8. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.
9. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.
10. Ploegafgevaardigden mogen tevens aanwezig zijn op de vergaderingen.
11. Maakt de jaarlijkse begroting op.

SPORTIEF BESTUUR

Sportieve cel

De sportieve cel wordt geleid door de Coördinator sportieve cel.
De sportieve cel bestaat uit een technische cel en een ondersteunende cel.

      De Technische Cel is verantwoordelijk voor:

1. Technische lijn
   1. Bepalen en bewaken van het technische en tactische beleidsplan
2. Trainers
   1. Werving van trainers
   2. Ondersteuning trainers en feedback i.v.m trainingen
   3. Organiseren van clinics voor trainers en coachen
3. Spelers
   1. Werving van spelers en indeling teams (samen met RvB voor Heren 1 en Dames 1)
   2. Talentontwikkeling door thematrainingen
4. Scouting ploegen (wedstrijd en training)     

      De Ondersteunende Cel is verantwoordelijk voor:

1. Het neerzetten van de nodige randvoorwaarden.
2. De administratieve, organisatorische en communicatieve taken.
3. De algemene communicatie naar bestuur, trainers, coachen, spelers en ouders en dit in beide richtingen.
4. Ondersteuning aan de taken van de technische cel.

De Raad van Bestuur heeft een adviserende rol binnen de Sportieve Cel.

JEUGDBESTUUR

De club heeft een degelijk uitgebouwd jeugdbestuur dat bestaat uit de trainers van alle jeugdploegen en waarin ook ouders een zitje hebben. In een vergadering om de 2 maanden worden hierin de meest algemene dingen besproken en wordt er een verslag overgemaakt aan het dagelijks bestuur.

De verantwoordelijke sportieve cel is voorzitter van deze vergadering.

OUDERS

1. Er wordt twee keer per jaar een oudercontact georganiseerd. Zowel in het begin (weekend aansluitend op de wervings-dag) als op het einde van een seizoen.
2. Overlegmomenten worden (informeel) georganiseerd (kerstfeestje, zwemmen…) en de trainers worden met naam, telefoonnummer en e-mail aan alle ouders bekendgemaakt middels het kalenderboekje dat vanuit de club overhandigd wordt.
3. Initieel zal de trainer fungeren als ploegverantwoordelijke van het team, maar zal actief aan de ouders vragen deze taak op hen te nemen.
4. Er wordt ook een beroep gedaan op ouders voor allerhande clubactiviteiten en bij de organisatie van thuiswedstrijden (zaalverantwoordelijke, hulpcoach, jeugdscheidsrechter, …) en andere activiteiten.

TRAINERS

De club probeert zoveel mogelijk gediplomeerde trainers in te schakelen voor de (jeugd)opleiding van de spelers/sters. Deze trainers worden bijgestaan door assistent- trainers die in opleiding zijn en voornamelijk uit eigen jeugdleden bestaan.

Initiator: Jeugdspelers kunnen vanaf de leeftijd van 16 jaar gevraagd worden om mee te helpen op de trainingen van de F en E-jeugd. Vanaf de leeftijd van 18 jaar stimuleren wij iedereen om de cursus initiator te volgen, dit om mee te helpen in de jeugdopleiding van jonge clubgenoten.

Naast de begeleiding die vanuit de club gebeurt, worden zij zoveel mogelijk aangemoedigd om de nodige cursussen en clinics bij te wonen. Alle informatie hierover wordt kenbaar gemaakt via de clubwebsite en via de infoborden van de club in de sporthallen waar de club actief is.

Deelname aan cursussen wordt ook vergoed door de club op voorwaarde dat de kandidaat trainer zijn kennis nadien nog enkele jaren in de club aanwendt. De vergoedingen van de trainers zijn ook functie van hun diploma en de bijscholingen.

De vereniging heeft al jaar en dag spelers op hoog niveau in de rangen die over de nodige capaciteiten beschikken om ploegen te trainen/begeleiden. Dit past ook in de visie van de sportieve cel en helpt de club om de technische lijn (vanuit de kant van 1^e divisie en 1^e Provinciale) en de basiscapaciteiten te behouden en verder te ontwikkelen.

Spelers van de fanionteams worden verzocht een trainersfunctie op te nemen of te fungeren als begeleider. Dit mede in de bredere beleving van de club (opkijken van jeugdspelers naar topspelers in eigen club).

PLOEGVERANTWOORDELIJKEN

Om de communicatie goed te laten verlopen tussen het bestuur en de ploegen en vice versa moet elke ploeg een ploegverantwoordelijke en/of kapitein aanduiden. Voor het bestuur zal deze persoon fungeren als aanspreekpunt.

Deze persoon zal instaan voor de verplichtingen van en naar de ploeg m.b.t de verdeling van papieren, e-mails, toezien dat na trainingen en wedstrijden alles wordt opgeruimd, informatie van het bestuur doorgeven, aanspreekpunt zijn voor achterstallige betalingen van ploegleden, informatie doorgeven naar de ouders, enz.

SCHEIDSRECHTERS:

Vanaf de leeftijd van 16 jaar wordt aan de jongeren gevraagd om de cursus jeugdscheidsrechter te gaan volgen. Dit om enerzijds de volleybalreglementen beter te leren kennen en anderzijds om de nodige scheidsrechters te leveren bij thuiswedstrijden van de jeugd. Bij interesse kan achteraf gekozen worden om door te groeien als effectief scheidsrechter.

De groep scheidsrechters vergadert minstens 1x per jaar in het begin van het seizoen waarbij ze een grondige uitleg krijgen i.v.m de veranderingen van de reglementen en waarbij andere problemen kunnen worden besproken.

De algemene vergadering stelt de Raad van Bestuur aan. De RvB stelt het Dagelijkse Bestuur aan. (Algemene bestuursverkiezingen: zie statuten).

Onkostenvergoedingen
Alleen de Raad van Bestuur is bevoegd om gemaakte onkosten te vergoeden aan de leden.

Door de veranderingen in de wetgeving van vzw ’s gaan leden die een taak uitoefenen als trainer of medewerker van een evenement of van de cafetaria een “vrijwilligersovereenkomst” en/of een “document houdende de informatieplicht” moeten ondertekenen waarin vermeld staat of ze al dan niet willen dat hun onkosten vergoed worden.

Alle vrijwilligers kunnen hierdoor niet burgerlijk aansprakelijk worden gesteld voor schade die hij/zij veroorzaakt bij het vrijwilligerswerk tenzij in geval van bedrog, zware fout of als het om schade gaat die hij/zij zichzelf toebrengt. Tevens zijn de vrijwilligers hierdoor beter verzekerd.

Indien er een onkostenvergoeding wordt betaald (trainers…) moet hij/zij een verklaring op eer tekenen m.b.t. tot deze onkostenvergoeding die nooit meer kan zijn dan het wettelijk bepaald bedrag per jaar dat als onkostenvergoeding aan de vrijwilligers mag betaald worden. Er kan worden gekozen tussen een reële of forfaitaire onkostenvergoeding al naargelang de situatie.

Boetes
Federaties geven boetes en rekenen kosten aan om allerlei redenen zoals laattijdige aanvraag voor het verplaatsen van een wedstrijd, niet correct invullen van een wedstrijdblad, ontbrekende spelerskaart, onsportief gedrag met sancties en kosten als gevolg, enz. Lijsten van boetes en financiële kosten ten gevolge van een tuchtprocedure kunnen terug gevonden worden in de reglementen van de federaties. Heel vaak zijn deze boeten en onkosten het gevolg van het gedrag van één individu of van één ploeg. In zo een geval kan de boete aan de persoon verantwoordelijk voor de boete worden doorgerekend.

Trainers hebben hier een bijzondere taak.

De trainer is verantwoordelijk voor alle boetes die te maken hebben met de wedstrijden van zijn ploeg. Dat zijn zaken zoals: juist en tijdig invullen wedstrijdblad, spelerskaarten beschikbaar hebben ook van personen die uitzonderlijk worden gevraagd om mee te doen met de ploeg, laattijdig vragen om een match te verplaatsen, ….

Boetes voor trainers zullen via de vergoeding die de trainer krijgt verrekend worden.
Alleen de Raad van Bestuur is bevoegd om aan leden een boete op te leggen en het is dan ook de Raad van Bestuur die beslist of boetes van de federaties aan de leden worden doorgerekend.

Trainingen

1. Bij afwezigheid of vertraging op wedstrijden en trainingen verwachten we dat de trainer of coach gewaarschuwd wordt.
2. Positieve en volledige inzet zijn belangrijke eigenschappen van een goede sporter.
3. Trainingen starten en eindigen stipt en iedere speler of speelster dient dus op tijd te zijn.
4. Alle spelers en speelsters helpen mee bij het klaarzetten en het wegbergen van het materiaal.
5. Niemand verlaat de training zonder toestemming van de trainer.
6. Trainingen worden niet gestoord.
7. Iedereen is 10 minuten voor aanvang van de training aanwezig op het veld in de juiste kledij.
8. Iedereen helpt mee om het terrein op te zetten of af te breken.
9. De club duldt geen kritiek ten opzichte van de ploeggenoten, de coach, de begeleiders en de scheidsrechters. Toon respect voor elkaar.

Wedstrijden:

1. Zorg ervoor dat je op tijd aanwezig bent, voor thuiswedstrijden 1 uur op voorhand.
2. Elke speler is verantwoordelijk voor de kledij die de club beschikbaar heeft gesteld.
3. De coach beslist wie er speelt.
4. Elke speler neemt zijn verantwoordelijkheid op tijdens de match, maximale inzet, sportief gedrag, uitvoeren van de opdrachten van de trainer, enz.
5. Van de wisselspelers verwachten we blijvende concentratie tijdens de wedstrijd. Zij moedigen hun medespelers aan.
6. Bij een time-out haast iedere speler of speelsters op het terrein zich naar de zijlijn en luistert aandachtig naar de raadgevingen van de coach.
7. Sportzakken worden op één rij geplaatst naast de banken of langs de wand van de sporthal.
8. Waardevolle voorwerpen mogen nooit onbewaakt worden achtergelaten in de kleedkamers.
9. Spelers en speelsters zorgen ervoor dat het volleybalterrein en al wat erbij hoort zoals zitbanken, strafstoelen, wisselbordjes, flessen drank, scorebord, scheidrechterstoel, wedstrijdballen, inspeelballen, enz. klaar is voor de wedstrijd voordat ze aan hun opwarming beginnen.
10. Spelers en speelsters zorgen ervoor dat onmiddellijk na de wedstrijd en voor dat men zich gaat douchen en omkleden, alle materiaal dat niet meer nodig is op of om het volleybalterrein zoals lege flessen water, rotatie papiertjes of ander vuil dat voorkomt van hun wedstrijd verwijderd wordt en dat het in de juiste container wordt weggeborgen. Als hun wedstrijd de laatste in een rij van wedstrijden is, moet ook alle andere materiaal zoals volleybalnet en palen, zitbanken, strafstoelen, wisselbordjes, flessen drank, scorebord, scheidrechterstoel, wedstrijdballen, inspeelballen, enz. onmiddellijk na de wedstrijd en voordat men zich gaat douchen en omkleden, netjes opgeruimd worden.
11. Houding van de ouders en supporters: Wij eisen van de supporters en ouders van de spelers/sters dat ze zich gedragen voor, na en tijdens de wedstrijden en geen commentaar te hebben op de wedstrijdleiding, trainers of spelers/sters.

Algemeen:
Pestgedrag hoort niet thuis in onze club.

Hieronder valt ook het misbruiken van sociale media door over andere mensen ongepaste opmerkingen of foto’s op de sociale media te zetten. Dit wordt binnen Hellvoc niet getolereerd.

Pestgedrag zal na onderzoek door de beheerraad ernstig gesanctioneerd worden (tijdelijke of volledige schorsing binnen de ploeg en/of club, doorgeven van misbruiken aan de gerechtelijke instanties zodat die verdere acties kunnen nemen)

Attitude
Spelers en speelsters van Hellvoc dragen fair-play en sportiviteit op en naast het veld officieel hoog in het vaandel door de ondertekening van de Panathlon verklaring.
Voor jeugdspelers en -speelsters (jonger dan 16 jaar) zijn alcohol drinken en roken ten strengste verboden voor, tijdens en na de trainingen en wedstrijden.

Attitude ouders

Algemeen:

• • Zorg ervoor dat uw kind tijdig aanwezig is en zijn uitrusting volledig en in orde is.
  • Toon belangstelling voor de sport en de club en ga regelmatig kijken en supporteren.
  • Vraag uw kind om ervoor te gaan, altijd zijn best te doen maar vooral plezier te beleven aan de sport.
  • Zie de sport niet als een vorm van kinderopvang.
  • Jaag uw kind niet op, leg geen overdreven druk op hun schouders maar stimuleer het kind om al zijn talenten te ontwikkelen.
  • Stimuleer uw kind om zich aan de afspraken van de club en de ploeg te houden.
  • Laat uw kind zien dat zijn club belangrijk is door deel te nemen aan de tap/werkdiensten van de cafetaria die door de club wordt uitgebaat.

Speciaal voor de wedstrijden:

• • Gebruik geen agressieve of schunnige taal
  • Applaudisseer voor knap spel van zowel de eigen ploeg als de tegenstander.
  • Moedig uw kind aan.
  • Respecteer de beslissingen van de coach en scheidsrechter.
  • Als je niet akkoord gaat met een beslissing van de trainer/coach, praat er dan over met hem/haar. Niet direct na de wedstrijd maar maak een afspraak.
  • Benader alles steeds positief.
  • Overloop na de wedstrijd met uw kind wat goed en minder goed was en wat hieruit geleerd kan worden.

Band met de club

De club wil zich in de eerste plaats profileren als een sociaal baken in beide gemeenten en in de regio. De club wil dit middels een aantal succesvolle activiteiten laten zien onder andere als organisator van het grootste sportevenement van de regio Feelin’ Beachy – beachvolleytornooi, de Steakdag, wafeltjesverkoop, 1 Mei tornooi, praline verkoop, ea.

De opbrengsten uit deze activiteiten zijn van levensbelang voor het voortbestaan van de club. Indien hier te weinig medewerking is dan ziet de club zich verplicht om de lidgelden te verhogen.

De club van haar kant zal tevens proberen om alle mogelijke subsidies te verkrijgen via de gemeente, de provincie of het Vlaams Gewest.

De club wil ook alle partijen betrekken bij het wel en wee van de vzw. Integratie van ouders bij de administratieve en extra-sportieve activiteiten van hun kinderen (zaalverantwoordelijken, markeurs, jeugdscheidsrechters, ploegbegeleiders).

Van ouders van jeugdleden onder de 15 jaar wordt verwacht dat ze helpen in de cafetaria die door de club wordt uitgebaat. Zij zullen zich kunnen inschrijven voor de tap/werkdiensten van de cafetaria.

Kledij en sporthygiëne

• Het dragen van degelijke sportschoenen, die geen sporen nalaten en sportkousen is verplicht (door de gemeente en de club).
• In de winter dient iedere speler en speelster een trainingspak of trainingsbroek en sweater bij zich te hebben voor de opwarming en om kwetsuren te vermijden.
• Attributen (zoals uurwerken, ringen en oorbellen) vormen een gevaar op trainingen en wedstrijden. Deze dienen veilig weggeborgen te worden, eventueel in de sportzak.
• Van zodra de jeugd competitie speelt (wedstrijden), is het verplicht te douchen na de training. Het wordt voor de anderen sterk aangeraden.
• De club zorgt voor de wedstrijduitrusting, die bestaat uit een shirt en een short. Deze uitrusting wordt na iedere wedstrijd door de ouders/speler gewassen volgens een vooraf bepaalde beurtrol (nummer van de speler). Gelieve zorg te dragen voor deze kledij.

Doping en geneesmiddelen

Aan de leden wordt gevraagd voorzichtig om te springen met het gebruik van geneesmiddelen tijdens sportprestaties. De geldende wetgeving hieromtrent is terug te vinden op de websites van de verschillende verbonden. Doping is absoluut verboden. De trainersstaf licht de spelersgroep hier bij het begin van het seizoen over in bij het maken van de afspraken.

EHBO

Er is een EHBO-koffer aanwezig in beide sporthallen en een diepvries in Hemiksem (scheidsrechterslokaal) met de nodige cold packs en ijs. Gelieve hier geen misbruik van te maken en telkens te noteren wat u verbruikt heeft op de lijst in de koffer.

Attitude trainers

• De trainer zorgt ervoor dat de spelers de spelerscode nakomen.
• Spelers of ouders die de code niet naleven worden hierop aangesproken door de trainer/coach.
• De trainer zorgt ervoor dat de trainingen goed zijn voorbereid.
• De trainer is tijdig en in zijn sportkleding aanwezig in de zaal.
• De trainer en ploegverantwoordelijke coördineren het klaarzetten van het veld en zorgen ervoor dat na de training of wedstrijd alles terug wordt opgeruimd.
• Tijdens de training verzorgen de trainers hun houding.
• De trainer motiveert de spelers.
• De trainer kan een ploegactiviteit organiseren om de goede ploegsfeer te behouden en/of de club financieel te helpen.
• Bij de jeugd draagt de trainer de verantwoordelijkheid over de jeugdspelers, men laat geen kinderen achter zonder begeleiding, men houdt rekening met de opmerkingen van spelers, enz.
• Indien een training niet kan doorgaan dan zorgt de trainer ervoor dat elke speler en de ouders hiervan op de hoogte worden gebracht. De trainer vermeldt dit tevens aan de sportieve cel en de secretaris.
• Trainers worden geacht om elkaar te superviseren, gaan kijken en elkaar feedback te geven, kritiek te aanvaarden en om te zetten in iets positiefs.
• De trainer registreert aan- en afwezigheden van de spelers en vult deze in op de sportadministratie.
• Bij nieuwe spelers moet hij de gegevens van de nieuwe speler doorgeven naar de secretaris m.b.t. de aansluiting en verzekering van het nieuwe lid zoals beschreven in artikel 4.3 tot 4.6.
• Voor gekwetste spelers zorgt de trainer voor een aangepaste training.
• De trainer is verplicht aanwezig bij trainersbijeenkomsten.
• De trainers van de jeugdspelers zijn steeds beschikbaar voor een gesprek met de ouders.
• De trainer is verantwoordelijk voor het juist en tijdig invullen van het wedstrijdblad.
• De trainer is verantwoordelijk dat de spelerskaarten of andere documenten voor identificatie van de spelers/speelsters die deelnemen aan de wedstrijd tijdig beschikbaar zijn.
• De trainer is verantwoordelijk dat de spelersuitrusting voor elke speler/speelsters die deelneemt aan de wedstrijd tijdig beschikbaar is en conform is.
• De trainer zorgt ervoor dat de kledij op het einde van het seizoen terug wordt ingeleverd bij de verantwoordelijke kledij met de info erbij van de staat van de kledij, ontbrekende zaken, ed.
• De trainer is verantwoordelijk dat de aanvraag voor het verplaatsen van een wedstrijd tijdig gemeld wordt aan de competitieverantwoordelijke van de club zodat die de nodige acties kan ondernemen om de gevraagde verplaatsing tijdig in orde te maken (wedstrijdverplaatsingen moeten voor divisie, de provincie en het gewest X kalenderdagen voor de originele datum van de wedstrijd aangevraagd worden – X is vermeld in de competitiereglementen). Hou er rekening mee dat het vinden van een nieuwe datum en een overeenkomst met de tegenpartij niet op 1 dag in orde is.

Gedragscode voor iedereen:

1. De begeleider moet zorgen voor een omgeving en sfeer waarbinnen de sporter zich veilig voelt (te bewegen).
2. De begeleider onthoudt zich ervan de sporter te bejegenen op een wijze die de sporter in zijn waardigheid aantast en verder in het privéleven van de sporter door te dringen dan nodig is voor het gezamenlijk gestelde doel.
3. De begeleider onthoudt zich van elke vorm van seksueel machtsmisbruik of seksuele intimidatie tegenover de sporter.
4. Seksuele handelingen en seksuele relaties tussen de begeleider en de jeugdige sporter tot zestien jaar zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als seksueel misbruik.
5. De begeleider mag de sporter niet op zodanige manier aanraken dat de sporter en/of de begeleider deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard zal ervaren, zoals doorgaans het geval zal zijn bij het doelbewust (doen) aanraken van geslachtsdelen, billen en borsten.
6. De begeleider onthoudt zich van seksueel getinte verbale intimiteiten.
7. De begeleider zal tijdens training(stages), wedstrijden en reizen gereserveerd en met respect omgaan met de sporter en de ruimten waarin de sporter zich bevindt, zoals de kleed- en hotelkamer.
8. De begeleider heeft de plicht de sporter te beschermen tegen schade en (machts-)misbruik als gevolg van ongewenst gedrag. Daar waar bekend of geregeld is wie de belangen van de (jeugdige) sporter behartigt, is de begeleider verplicht met deze personen of instanties samen te werken, opdat zij hun werk goed kunnen uitoefenen.
9. De begeleider zal de sporter geen (im)materiële vergoedingen geven met de kennelijke bedoeling tegenprestaties te vragen. Ook de begeleider aanvaardt geen financiële beloning of geschenken van de sporter die in onevenredige verhouding tot de gebruikelijke dan wel afgesproken honorering staan.
10. De begeleider zal er actief op toezien dat deze regels worden nageleefd door iedereen die bij de sporter is betrokken. Indien hij gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met deze regels, zal hij de betreffende persoon daarop aanspreken.
11. In die gevallen waarin de gedragsregels niet (direct) voorzien, ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de begeleider in de geest hiervan te handelen.

Binnen de club is er een document “onaangepast seksueel gedrag en pesten” opgemaakt, tevens werd er een interne vertrouwenspersoon aangesteld.

Ieder van de leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging of gemeente aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

De vereniging draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.

Het clubboekje verschijnt in het begin van het seizoen, elke week verschijnt er tevens een nieuwsbrief die per email verstuurd wordt en die U kunt bekijken op onze website www.hellvoc.be. De club stelt alles in het werk om zoveel mogelijk documenten en informatie via de site ter beschikking te stellen van de leden.

U kunt tevens wedstrijdverslagen doorsturen naar het e-mailadres secretariaat@hellvoc.be die dan op de website gepubliceerd worden.

De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het algemeen belang van de vereniging niet schaden. De verantwoordelijke voor de communicatie binnen de club is verantwoordelijk voor het samenstel­len, verschijnen en verspreiden van alle artikelen.

Tevens vindt u de belangrijkste clubinformatie op het infobord aan de ingang van de sporthallen, facebook, Twitter ea. Tevens zijn er private groepen op facebook en whatsapp van trainers en ploegen onderling om betere afspraken te maken.

Indien u vragen zou hebben dan kunt u deze sturen naar secretariaat@hellvoc.be , van hieruit zullen dan alle vragen naar het juiste bestuurslid gestuurd worden.

Het Dagelijks Bestuur legt de regels op m.b.t. de sponsoring. Wij vragen aan alle leden om sponsors te zoeken voor de club, zowel kleine als grote sponsoren.

De club heeft verschillende mogelijkheden gaande van reclame advertenties in het clubblad, website of    beachtornooi, sponsoring van de wedstrijdbal tot reclamepanelen in de sporthal, shirtsponsoring, hoofdsponsor, enz. De overeenkomst voor de sponsoring van reclameborden en shirtsponsoring wordt steeds voor 3 jaar aangegaan.

Indien een lid een sponsor aanbrengt van meer dan 1000€ dan hoeft deze speler geen lidgeld te betalen gedurende het eerste jaar van de sponsoring.

Voor meer informatie kan u de verantwoordelijke voor de sponsoring binnen het bestuur contacteren.

De club zal vanaf 1 mei 2014 de cafetaria van de sporthal van Hemiksem uitbaten.

Dit moet ons in staat stellen om financieel sterker te staan en minder afhankelijk van eenmalige activiteiten.

Het doel is dat de netto-inkomsten uit de cafetaria volledig naar de werking van de club gaan, cq. jeugdwerking.

De uitbating van de cafetaria zal gedaan worden door een aantal vaste vrijwilligers en door vrijwilligers namelijk de leden en de ouders van jeugdleden van Hellvoc. Ook niet leden van Hellvoc kunnen hieraan als vrijwilliger deelnemen nadat ze door het bestuur hiervoor aanvaard zijn.

De club heeft een aantal verantwoordelijken aangeduid, waaronder de vaste mensen, die de leiding hebben over de cafetaria gedurende de tap/werkdiensten van de vrijwilligers.

De tap/werkdiensten op basis van vrijwilligers zijn voorzien op vrijdagavond, zaterdag en zondag.

Tap/werkdiensten zijn onbezoldigd.

Vanaf de leeftijd van U17(16 jaar) wordt van de leden van Hellvoc verwacht dat ze gedurende het seizoen in ploegverband 1 tot 2 keer 4 uur komen tappen of keukenwerk, onder 16 jaar wordt ook verwacht dat zij meewerken aan deze tap/werkdiensten.

Indien iemand door omstandigheden op het laatste moment niet kan aanwezig zijn op zijn tapdienst, dan zoekt deze persoon in eerste instantie binnen zijn ploeg een vervanger en informeert hij/zij ook onmiddellijk de cafetaria.

Er zal per seizoen een tap/werklijst voor de ploegen opgemaakt worden. De leden van de ploegen zullen geïnformeerd worden voor welke tap/werkdienst hun ploeg gepland is. Binnen de ploeg moet dan bepaald worden welke leden van de ploeg welke tap/werkdienst op zich zullen nemen. We verwachten dat de ploegen deze indelingen doorgeven aan de verantwoordelijke voor de tap/werkdienst zodat de leden door deze verantwoordelijke nog eens kunnen geïnformeerd worden als het zo ver is en zodat er in de cafetaria wekelijks lijsten beschikbaar zijn en opgehangen worden van wie er verwacht wordt voor de tap/werkdienst.

Het opstellen van de taplijsten kan pas gedaan worden als we de competitie en beker kalenders kennen.

Alle leden worden ingeschreven in het vrijwilligers register van Hellvoc.

Niet leden vullen op de dag dat ze tappen een apart formulier in, hierin is vermeld dat men vrijwilliger is en onbezoldigd werkt.

Waarom willen we werken met vrijwilligers: het uitvoeren van 2 * 4 uur tap/werkdienst heeft voor de club een waarde van 100€. Het is 100€ die we niet moeten uitgeven aan iemand die in de cafetaria tegen betaling wil werken. Door deze uitgaven niet te doen en dat kan alleen als de leden hun tap/werkdiensten zullen uitvoeren, zal de cafetaria een meerwaarde hebben voor de club die dan in betere opleiding, betere materialen enz kan gebruikt worden.

Hellvoc respecteert en beschermt de privacy van leden en bezoekers op zijn website.

Voor een detail van welke gegevens we bijhouden van welke personen en met welk doeleinde, lees onze Privacy Policy.

Het huishoudelijk reglement kan enkel gewijzigd worden door de Raad van Bestuur.

Ieder lid heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
Na goedkeuring van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na het verschijnen ervan op de website.